Senin, 19 Maret 2012

DELEGASI dan SUPERVISI

DELEGASI DAN SUPERVISI
By : Muhlisin Nalahudin
A.  Pengertian Delegasi
Delegasi yaitu penyelesaian suatu pekaryaan melalui orang lain atau dapat juga diartikan sebagai pelimpahan suatu tugas kepada seseorang atau kelompok dalam menyelesaikan tujuan organisasi (Marquis dan Huston, 1998).
Delegasi adalah proses dimana manajer mengalokasikan wewenang kepada bawahannya. Sebagai manajer perawat menerima prinsip-prinsip delegasi agar menjadi lebih produktif dalam melakukan fungsi-fungsi manajemen lainnya.

1.     Ada empat kegiatan dalam delegasi wewenang: 
1)        Manager perawat menetapkan dan memberikan tugas dan tujuannya kepada orang yang diberi pelimpahan.
2)        Manajer melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan.
3)        Perawat yang menerima delegasi baik eksplisit maupun implisit menimbulkan kewajiban dan tanggung jawab.
4)        Manajer perawat menerima pertanggungjawaban (akontabilitas) atas hasil yang telah dicapai.
2.     Ada empat alasan mengapa pendelegasian diperlukan :
1)        Pendelegasian memungkinkan manajer perawat mencapai hasil yang lebih baik dari pada semua kegiatan ditangani sendiri.
2)        Agar organisasi berjalan lebih efisien.
3)        Pendelegasian memungkinkan manajer perawat dapat memusatkan perhatian terhadap tugas-tugas prioritas yang lebih penting.
4)        Dengan pendelegasian, memungkinkan bawahan untuk tumbuh dan berkembang, bahkan dapat dipergunakan sebagai bahan informasi untuk belajar dari kesalahan atau keberhasilan.

B.  Prinsip utama pendelegasian
1)     Tugas teknis, hampir semua tugas teknis didelegasikan oleh supervisor kepada stafnya.
2)     Tugas manajerial, tidak dapat didelegasikan semuanya karena tugas tersebut memerlukan supervisi dan pemberian wewenang. Misalnya, staf dapat menyusun suatu perencanaan, anggaran pembelian. Tetapi tugas untuk membuat persetujuan, rekomendasi, pelaksanaan masih merupakan hak dan wewenang seorang supervisor.

1.     Cara pendelegasian
1)        Seleksi dan susun tugas
Sediakan waktu yang cukup untuk menyusun daftar tugas-tugas yang harus dilimpahkan secara rasional dan dapat dilaksanakan oleh staf. Kemudian menyiapkan laporan yang kontinyu, menjawab setiap pertanyaan, menyiapkan jadual berurutan dengan kriteria waktu yang diperlukan dan pentingnya bagi institusi.
2)        Seleksi orang yang tepat
Pilih orang yang sesuai untuk melaksanakan tugas limpah tersebut berdasarkan kemampuan dan persyaratan lainnya.
3)        Berikan arahan dan motivasi kepada staf
Salah satu kesalahan dalam pendelegasian adalah ketiadaan arahan yang jelas.
4)        Lakukan supervisi yang tepat.
Anda harus bisa menentukan kapan dan apa yang perlu dilakukan supervisi dan bantuan. Sepanjang kontrol penting, tergantung bagaimana staf melihatnya.
·      Overcontrol, kontrol yang terlalu berlebihan akan merusak delegasi yang diberikan.
·      Undercontrol, kontrol yang kurang juga akan berdampak buruk terhadap delegasi, dimana staf akan tidak produktif melaksanakan tugas limpah dan berdampak secara signifikan terhadap hasil yang diharapkan.

2.    Tempat dan waktu pendelegasian dapat dilaksanakan :
1)        Tugas rutin
Tugas rutin seperti wawancara lamaran pekaryaaan, bertanggung jawab terhadap masalah-masalah yang kecil, dan menyeleksi surat.
2)        Tugas yang tidak mencukupi waktunya
Tugas limpah yang dikerjakan oleh staf  karena manajer tidak mempunyai cukup waktu untuk mengerjakannya.
3)        Penyelesaian masalah
Pendelegasian yang diberikan kepada staf dengan tujuan memberikan pengalaman kepada staf untuk menyelesaikannya. Staf akan termotivasi apabila mereka menerimanya sebagai suatu tantangan.

4)        Peningkatan kemampuan
Pendelegasian ini bertujuan untuk meningkatkan kemampuan staf dan tim. Dengan pengelolaan yang sesuai, pelimpahan akan menjadikan suatu latihan bagi staf untuk belajar.
5)        Kapan pendelegasian tidak diperlukan
Delegasi dapat mengakibatkan masalah jika tugas limpah tidak dilaksanakan sesuai yang diharapkan. Untuk menghindari kesalahan tersebut tanggung jawab manajer yaitu : 1) Disiplin dalam pemberian wewenang; 2) Bertanggung jawab terhadap pembinaan moral staf; 3) Perlunya suatu kontrol; 4) Hindari kesalahan dalam penyampaian pendelegasian.

3.    Kegagalan manajer :
1)        Mereka pekarya keras atau perfeksionis.
2)        Mereka tidak merasa aman karena :
·      Mereka takut bahwa delegasi akan gagal.
·      Mereka takut bahwa delegasi akan dikerjakan lebih baik dari pada dikerjakan sendiri.
·      Mereka takut akan terjadi penumpukan pekaryaan.
3)        Mereka tidak senang terhadap pendelegasiannya.
4)        Mereka tidak berpikir bahwa stafnya siap atau mengharapkan tugas tersebut.
5)        Mereka mempunyai pengalaman yang tidak menyenangkan terhadap pendelegasian.
6)        Mereka tidak mengetahui bagaimana delegasi dapat dilaksanakan.

4.    Resisten Staf :
1)     Mereka berfikir tidak mempunyai kemampuan untuk mengerjakan.
2)     Upaya yang pertama telah gagal.
3)     Aktivitasnya mungkin tidak disetujui manajer.
4)     Mereka berpikir tidak mempunyai cukup waktu.
5)     Mereka tidak senang terhadap yang didelegasikan tidak adanya penghargaan.
6)     Mereka tidak mempunyai otonomi untuk melaksanakan.
7)     Mereka kurang percaya diri/pesimis bahwa supervisor akan mendukungnya.
8)     Mereka berpikir bahwa akan dimanipulasi atau dikerjai oleh atasan.

5.    Keberhasilan Delegasi :
1)        Komunikasi yang jelas dan lengkap
Kejelasan komunikasi ditentukan oleh kelengkapan informasi yang disampaikan, akurasi terhadap pesan, dan penggunaan kata-kata yang mudah diterima.
2)        Ketersedian sumber dan sarana
Jika Perawat Primer (PP, Ners) menghendaki perkembangan pasien dari Perawat Pelaksana (PA), maka Ners harus berada ditempat. Jika Ners dalam jangka waktu yang lama tidak berada ditempat, maka laporan harus dilimpahkan kepada staf lainnya.
3)        Monitoring
PP harus memberikan kebebasan kepada PA dalam melaksanakan tugasnya untuk berfikir dan menganalisis tugas yang diberikan. Jika terjadi kesalahan PP harus bisa berperan sebagai konsultan dan memberikan solusinya.
4)        Pelaporan kemajuan tugas limpah
Sebagai perawat yang bertangung jawab terhadap asuhan keperawatan kepada pasien, maka PP harus selalu meminta laporan dari PA tentang kemajuan pasien. Secara teratur dan sesuai dengan waktu yang ditentukan, dan memberikan masukan tentang laporan yang telah disampaikan.

C.     Konsep delegasi
1.    Delegasi yang baik memiliki keseimbangan, meliputi 3 komponen :
1)        Tanggung jawab (responsibility),suatu rasa tanggung jawab terhadap penerimaan suatu tugas.
2)        Kemempuan (accountability), kemampuan seseorang dalam melakukan tugas limpah.
3)        Wewenang (authority), pemberian hak dan kekuasaan penerima tugas limpah untuk mengambil suatu keputusan terhadap tugas yang dilimpahkan.

2.    Lima konsep dasar efektifitas dalam pendelegasian :
1)        Delegasi bukan suatu sistem untuk mengurangi tanggung jawab. Tetapi suatu cara untuk membuat tanggung jawab menjadi bermakna.
2)        Tangung jawab dan otoritas harus didelegasikan secara seimbang perawat primer menyusun tujuan tindakan keperawatan klien.
3)        Proses pelimpahan membuat seseorang melaksanakan tanggung jawabnya, mengembangkan wewenang yang dilimpahkan, dan mengembangkan kemampuan dalam mencapai tujuan organisasi.
4)        Konsep tentang dukungan perlu diberikan kepada semua anggota, dukungan yang penting adalah menciptakan suasana yang asertif.
5)        Penerima tugas limpah harus aktif, maka penerima tugas limpah harus dapat menganalisis otonomi yang dilimpahkan. Keterbukaan akan mempermudah komunikasi antar Perawat Primer (PP) dan Perawat Asosiat (PA).

D.    Ketidakefektifan dalam pendelegasian dibedakan dalam 3 hal :
1)     Under-delegasi/pelimpahan yang terlalu sedikit.
Manajer keperawatan sering mempunyai asumsi bahwa jika mereka melakukannya sendiri, maka akan menjadi lebih baik dan lebih cepat dari pada jika harus dilimpahkan pada orang lain.
2)     Over-delegasi/pemberian delegasi yang berlebihan.
Pemberian tugas limpah yang berlebihan kepada staf, akan berdampak penggunaan waktu yang sia-sia.
3)     Pelimpahan yan tidakefektif.
Kesalahan yang ditemuakan adalah kesalahan pada waktu pemberian tugas limpah, Orang yang tepat, dan alasan delegasi karena faktor suka/tidak suka.

E.     Pengertian supervisi
Supervisi adalah upaya yang dilakukan dalam rangka pemantauan disertai dengan pemberian bimbingan, penggerakan atau motivasi dan pengarahan (Depkes, 2008).
Supervisi adalah suatu proses yang menunjang manajemen dimana sebagian besar kegiatan merupakan bimbingan dan sebagian kecil pengawasan.
1.    Manfaat supervisi ada 2 macam :
1)        Dapat lebih meningkatkan efektifitas kerja dan dapat lebih meningkatkan efisiensi kerja.
2)        Peningkatkan efektifitas kerja dihubungkan dengan makin meningkatnya pengetahuan dan keterampilan “bawahan”, serta makin terbinanya hubungan dan suasana kerja yang lebih harmonis antara “atasan” dengan “bawahan”.

2.    Teknik pelaksanaan supervisi yang baik perlu memperhatikan 2 hal yaitu :
1)        Pengamatan langsung, melakukan pengamatan langsung yang tidak terstandarisasi dapat mengganggu objektivitas. Untuk mencegah keadaan tersebut perlu dibantu dengan suatu daftar isian (chek list) yang telah dipersiapkan.
2)        Kerjasama, suatu kerjasama dapat terwujud jika kedua belah pihak tersebut berlangsung komunikasi yang baik dan mereka yang disupervisi merasakan masalah yang dihadapi adalah juga masalah mereka sendiri.


3. Waktu supervisi
1)       Pelaksanaan supervisi minimal sekali setahun
2)       bersifat rutin dan tergantung dari bobot permasalahan yang ditentukan dalam rangka meningkatkan kualitas pembelajaran, pelayanan

4.  Prinsip-prinsip supervisi :
1)     Dilaksanakan secara demokratis dan kooperatif
2)     Bersifat kreatif dan konstruktif
3)     Harus scientific dan efektif
4)     Dapat memberikan perasaan aman
5)     Harus berdasarkan kenyataan yang ada
6)     Memberi kesempatan untuk self evaluation 

5.  Langkah-langkah supervisi
1)     Persiapan: mengumpulkan dokumen-dokumen yang diperlukan antara lain: formulir supervisi, data sekunder tentang institusi yang akan disupervisi, dan dokumen lain yang diperlukan.
2)     Pelaksanaan: mengumpulkan data dan informasi, menganalisa masalah, memecahkan masalah yang dapat diselesaikan pada waktu supervisi
3)     Pelaporan supervisi, memuat : tujuan, sasaran, permasalahan, temuan, pembahasan dan alternatif pemecahan masalah dan rekomendasi.

6.  Hambatan supervisi
1)       Tidak adanya kerjasama tim di dalam organisasi
2)       Karyawan mengeluh tentang tugasnya
3)       Karyawan terlalu sering menginginkan perubahan  pekerjaan
4)       Karyawan kehilangan minat dalam bekerja
5)       Karyawan benci perubahan
6)       Produktifitas individu atau kelompok menurun
7)       Karyawan menolak untuk lakukan suatu pekerjaan tertentu
8)       Karyawan membuat terlalu banyak kekeliruan-kekeliruan
9)       Karyawan terbiasa terlambat
10)   Salah menggunakan peralatan dan perlengkapan

Referensi

Departemen Kesehatan RI, (2008) Pedoman Supervisi dan Monitoring Provinsi dan Kabupaten. Depkes RI, Jakarta.

Marquis, B.L. dan Huston, C.J. (1998). Management Decision Making for Nurses. Philadelpia : JB. Lippincott.

Nursalam, (2008) Manajemen Keperawatan : Aplikasi dalam Praktik Keperawatan Profesional. Edisi 2, Salemba Medika, Jakarta.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar